Um dos grandes problemas que afeta a maioria das pessoas no mundo atual é a famosa falta de tempo. Com isso, surge um segundo problema que também atinge grande parte das pessoas: a falta de organização. A maioria deixa de lado a organização dos ambientes que vivem, como trabalho, quarto, casa. E muitas tentam minimizar a importância desta prática. Afinal, quem nunca ouviu ou falou a famosa frase: “Eu me acho na minha bagunça”.

Será que essas pessoas conseguem realmente se achar no meio de tanta desorganização? Será que essa é a melhor estratégia para se usar? Ou será que um ambiente mais limpo e organizado facilitaria as pessoas a se encontrarem mais rapidamente no seu espaço sobrando portanto, tempo para realizar outras atividades?

O Programa 5S surgiu no Japão na década de 1950. Este foi aplicado durante o período de reconstrução do país após a Segunda Guerra Mundial. A utilização deste programa demonstrou grande importância para a implantação da Qualidade Total e principalmente, para a recuperação do país.

 

O que é o 5S?

O 5S é uma das técnicas mais populares da gestão da qualidade. Esta pode ser considerada até uma filosofia. Isso porque, o principal objetivo desta ferramenta consiste na mudança do comportamento das pessoas. Através desta transformação, é possível proporcionar total organização da empresa, execução do processo de limpeza de forma frequente, manutenção e a melhoria contínua da organização implementada.

Desta forma, o programa 5S promove a qualidade de vida das pessoas por construir um ambiente de trabalho que preserva a saúde física e mental do indivíduo. E com isso, aumenta a produtividade e motivação dos funcionários, segurança e eficiência.

O nome 5S é derivado das iniciais de 5 palavras de origem japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Estas palavras foram traduzidas para o idioma português na forma de 5 sensos: de utilização (descarte), de organização (ordenação), de limpeza (saúde), de padronização (sistematização) e de autodisciplina (manutenção da ordem).

 

5S: Os cinco sensos

  • Seiri – Senso de utilização, seleção

Esta primeira etapa consiste em analisar a área de trabalho para tornar o ambiente mais eficiente. Ou seja, manter neste local somente o que for necessário para realizar as atividades. Desta forma, é preciso classificar e separar tudo que for necessário do que for desnecessário. E assim, agrupar os objetos necessários de acordo com a importância, e os que deixaram de ser úteis, colocar em uma área de descarte devidamente organizada.

  • Seiton – Senso de organização, ordem

Descartou tudo que era desnecessário? Agora, é o momento de organizar os itens necessários. Ou seja, organizar cada objeto no seu único e exclusivo lugar disposto de forma correta de acordo com a frequência, agrupando por tipo, cor, etc. Assim, este possa ser utilizado prontamente, economizando tempo. É muito importante identificar os locais, os objetos, as tarefas utilizando etiquetas para manter todos os materiais no seu local adequado.

  • Seiso – Senso de limpeza

Depois de organizar tudo no seu devido lugar, o próximo passo é a limpeza do local. Ou seja, eliminar toda a sujeira e as fontes de sujeira. Esta etapa é importante para proporcionar um ambiente de trabalho limpo e agradável. Desta forma, preservando sempre a segurança e a qualidade de vida das pessoas.

  • Seiketsu – Senso de padronização

Este etapa consiste na manutenção dos 3S anteriores, ou seja, o Seiketsu é a adoção dos 3S como práticas rotineiras. É necessário realizar padronização das atividades anteriores de forma sistematizada e definir os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais do processo 5s. Assim, proporcionando a manutenção e monitoramento das etapas já alcançadas para que não retrocedam. Nesse momento, é importante que as pessoas se comprometam a mudar os hábitos antigos, e implementem de forma definitiva as novas práticas.

  • Shitsuke – Senso de autodisciplina, educação

É a etapa que indica que o programa está com andamento perfeito! Ou seja, é o estágio em que os 4S anteriores se tornam uma disciplina e uma cultura da organização. A disciplina existe quando a equipe exerce o seu papel de forma automática passando a fazer parte de sua rotina. Assim, cada pessoa é responsável pela qualidade de seu trabalho e de sua vida, respeitando sempre os padrões éticos e técnicos estabelecidos pela empresa.

 

Vantagens do 5S

  • Aumento da qualidade do produto ou serviço;
  • Aumento da produtividade;
  • Melhoria contínua do ambiente;
  • Melhoria da qualidade de vida;
  • Eliminação do desperdício;
  • Propiciar melhor aproveitamento dos espaços existentes.

 

O 5S na sua vida pessoal

O Programa 5S se baseia na organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina. São práticas simples, fáceis de implementar, com baixo custo e aplicáveis para qualquer local (órgãos públicos, escolas, associações) e até na vida pessoal de cada um. Ou seja, você pode adotar o 5S na sua casa, no seu quarto, no ambiente de estudo, na sua bolsa/mochila. O importante é nunca desistir nas primeiras etapas e manter até o final até que se torne um hábito.

 

Escrito por:

Carolina Carvalho – Assessora de Marketing